Når konflikten starter: Dokumentér før du trenger det
De fleste tenker ikke på dokumentasjon før de faktisk trenger den. I starten av en konflikt kan det føles som om man har god oversikt, men etter hvert som tiden går og flere ting skjer, kan detaljene bli vanskeligere å holde fra hverandre.
Man husker kanskje samtalene, meldingene og rekkefølgen på hendelsene godt i starten. Men etter hvert kan det bli vanskeligere å huske hva som skjedde når, hva som faktisk ble sagt eller avtalt, og om en viktig beskjed kom på telefon, e-post eller melding. Derfor kan det være lurt å begynne å dokumentere tidlig. Ikke fordi du nødvendigvis vet at situasjonen vil utvikle seg til en større konflikt, men fordi det er enklere å ta vare på informasjon underveis enn å forsøke å rekonstruere hendelsesforløpet i ettertid.
Hva bør du dokumentere?
Det trenger ikke være komplisert. Start med det du allerede har, og noter det som virker relevant for saken. Det kan være viktige hendelser og datoer, e-poster og meldinger, avtaler, dokumenter og bilder, lydfiler, eller informasjon om møter og telefonsamtaler. Noter gjerne hvem som var involvert, når noe skjedde og hva som ble sagt eller avtalt. Det viktigste er ikke nødvendigvis å dokumentere mest mulig, men å gjøre det på en måte som gjør det enklere å forstå hva som har skjedd senere.
Et godt utgangspunkt kan være å stille noen enkle spørsmål når du skriver ned en hendelse: Hva skjedde? Når skjedde det? Hvem var involvert? Hva ble sagt eller avtalt? Og finnes det meldinger, dokumenter eller annen informasjon som hører til hendelsen? Har du for eksempel hatt en viktig telefonsamtale, kan du notere dato og tidspunkt, hvem du snakket med og hovedinnholdet i samtalen. Fikk du en oppfølgende e-post eller melding etterpå, kan den tas vare på sammen med notatet om samtalen. Da bevarer du ikke bare enkeltopplysninger, men også sammenhengen mellom dem.
Skill mellom fakta og egne vurderinger
Det kan også være nyttig å skrive ned hendelser mens de fortsatt er ferske. Forsøk å beskrive det som skjedde så konkret som mulig, og skill mellom det du selv har observert, det andre har fortalt deg og dine egne vurderinger av situasjonen. Hvis du gjengir noe du mener ble sagt ordrett, bør du være sikker på at du faktisk husker ordlyden. Ellers kan du heller beskrive innholdet med egne ord. Og er du usikker på en dato eller detalj, er det bedre å skrive at du er usikker enn å fylle inn det du ikke husker.
Ta også vare på originalmeldinger og dokumenter når det er mulig. Skjermbilder kan være praktiske, men bør ikke nødvendigvis erstatte originalen. Det er også verdt å bevare konteksten. Noen få setninger hentet ut fra en lengre meldingsutveksling kan gi et annet bilde når de leses alene enn når hele samtalen ses i sammenheng. Det samme gjelder e-poster, dokumenter og annen kommunikasjon. Målet bør være at du senere kan forstå både hva informasjonen viser og hvilken sammenheng den inngikk i.
Sett hendelsene i sammenheng - lag en tidslinje
Når en konflikt utvikler seg over tid, kan mengden informasjon etter hvert bli stor. Flere samtaler, dokumenter og meldinger kan handle om den samme hendelsen, samtidig som nye ting skjer. En tidslinje gjør det enklere å sette hendelsene i riktig rekkefølge og se hvordan de henger sammen.
Start med det du vet. Legg inn sentrale hendelser kronologisk og knytt relevant informasjon til hver hendelse. Det kan for eksempel være at du først mottar en e-post, deretter har en telefonsamtale og noen dager senere får en skriftlig oppfølging. Sett i sammenheng forteller disse hendelsene mer enn hvert enkelt dokument gjør alene. Du trenger heller ikke ha alle detaljene på plass før du begynner. Det viktigste er å etablere en struktur som du kan fylle ut etter hvert som du finner eller mottar mer informasjon.
En god tidslinje bør også være forståelig for andre enn deg selv. Når du kjenner en sak godt, er det lett å ta sammenhenger for gitt. En person som møter saken for første gang, har ikke den samme bakgrunnskunnskapen. Korte og konkrete beskrivelser av hva som skjedde, hvem som var involvert og hvilken dokumentasjon som hører til hendelsen, kan derfor gjøre det enklere å få oversikt. Det kan være nyttig dersom du senere skal dele saken med en advokat eller annen fagperson.
Du trenger ikke vite hva som blir viktig senere
Når du står midt i en konflikt, er det ikke alltid lett å vite hvilken informasjon som kan få betydning senere. En hendelse som virker ubetydelig der og da, kan få en annen betydning når den ses i sammenheng med det som skjer før eller etter. Samtidig er det ikke nødvendig å samle absolutt alt. Forsøk heller å ta vare på det som har en naturlig forbindelse til saken, og sørg for at informasjonen er ryddig nok til at du kan finne tilbake til den.
Du trenger heller ikke selv å avgjøre hvilken juridisk betydning ulike hendelser eller dokumenter kan ha. Det viktigste er å beskrive det som har skjedd så konkret som mulig og unngå å gjøre dokumentasjonen til en argumentasjon for din egen sak. Dersom du senere involverer en advokat eller annen fagperson, kan de gjøre sine egne vurderinger basert på informasjonen du har samlet.
God dokumentasjon handler til syvende og sist om å gjøre det enklere å finne tilbake til hva som faktisk har skjedd. Jo bedre struktur du har underveis, desto mindre trenger du å lete etter informasjon og forsøke å rekonstruere hendelsesforløpet i ettertid. Juber gjør det enkelt å samle hendelser, dokumenter og annen informasjon på ett sted og knytte dokumentasjonen til riktig hendelse i en tidslinje. Slik kan du bygge opp oversikten underveis og ha informasjonen tilgjengelig dersom du trenger den senere.
Artikkelen er skrevet av:
Charlotte Rustad
Spesialrådgiver - dokumentasjon og bevishåndtering i Juber